Chuẩn bị cho việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, các cơ quan, đơn vị, các phường đã thực hiện rà soát, phân loại, lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ. Hiện các đơn vị đang tiến hành sắp xếp, đóng gói hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành. Đối với các hồ sơ, tài liệu về công việc chưa hoàn thành, các đơn vị tập hợp riêng, lập danh mục và có ghi chú rõ ràng.

Đối với tài liệu lưu trữ giấy đã được số hóa, thực hiện sao lưu dữ liệu vào ổ cứng, niêm phong để bàn giao kèm theo cơ sở dữ liệu. Việc thực hiện theo nguyên tắc đảm bảo hệ thống tài liệu, cơ sở dữ liệu được bảo quản đầy đủ, an toàn, phục vụ hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt, liên tục trước, trong và sau khi hoàn thành sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị. 

Tuy nhiên, hiện nay điều kiện, thiết bị lưu trữ, tại một số cơ quan, đơn vị, UBND phường còn khó khăn, diện tích còn chật hẹp, không đảm bảo chống mối mọt, ảnh hưởng đến việc đóng gói, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Phát biểu tại hội nghị, đồng chí Phạm Văn Diện – Uỷ viên Quận ủy, Phó Chủ tịch UBND quận lưu ý các phòng, ban, đơn vị cần xác định rõ trách nhiệm, đảm bảo thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các bước từ rà soát, phân loại, lựa chọn, thống kê, đóng gói, lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Đặc biệt chú trọng đến tính khoa học, dễ tra cứu, dễ quản lý trong quá trình sử dụng về sau. Việc bàn giao tài liệu cần thực hiện cụ thể, rõ ràng, theo đúng quy trình quy định.

Kết luận hội nghị, đồng chí Bùi Thị Tuyết Mai – Phó Bí thư Quận ủy, Chủ tịch UBND quận đánh giá cao sự chủ động của các phòng, ban, đơn vị, UBND các phường trong việc quản lý công tác văn thư lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

Đồng chí Phó Bí thư Quận ủy, Chủ tịch UBND quận lưu ý các đơn vị bám sát kế hoạch, chỉ đạo của UBND quận, tập trung cao thực hiện rà soát, phân loại, đóng gói, bàn giao, lưu trữ - chỉnh lý đảm bảo tiến độ theo yêu cầu. Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về việc sắp xếp, phân loại, đóng gói, bàn giao hồ sơ của đơn vị mình.

Trong quá trình thực hiện, lưu ý việc rà soát, phân loại, sắp xếp tài liệu mật đảm bảo đúng quy định, không để xảy ra sai sót, thất thoát; rà soát hồ sơ các công việc chưa hoàn thành, nhất là các hồ lưu trữ vĩnh viễn và các hồ sơ có giá trị pháp lý cao. Việc đóng gói, lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo thống nhất, khoa học. UBND quận kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện tại các đơn vị.

VŨ DUYÊN